采购政策

本政策的目的是概述所有皇冠体育学院人员使用的总体采购要求和期望.

所有部门在采购所有货物时都应遵守这一政策, 材料及服务.

• 采购 指获取商品和服务
• 资本设备 是否定义为使用寿命为一年或一年以上且最低购置成本为25美元的财产,000元/件.
• 唯一来源,唯一来源是指一个供应商是唯一有资格满足部门采购目标的. 被视为唯一来源，因此免于投标程序, 必须满足下列条件之一:
  • 实际需要的产品或服务是唯一能够满足部门需要/要求的，并且只能从一个来源(制造商或经销商)购买。.
  • 产品或服务必须与现有设备或服务匹配或兼容.
  • 所需要的产品是特别需要与赠款或合同一起使用的.
  • 所需的服务由当地公用事业或政府控制/授权.
  • 专业或艺术服务.
  • 存在一种不寻常的或令人信服的紧迫性.

皇冠体育学院支持维持和促进采购环境的基础上的理解，部门是在最好的位置，以确定他们需要什么来运行他们的计划, 他们是专家. 政策, 程序, 流程旨在反映一个环境，使他们处于最佳位置，以及时和经济有效的方式获得他们所需的产品和服务，从而有效地运行他们的程序, 同时还要确保遵循适当的业务流程.

采购决策是代表学院做出的商业决策，因此应最大限度地考虑学院的最大利益. 采购还需要以最有效和最具成本效益的方式进行. 遵循政策和程序，确保在与外部供应商打交道时采用适当的业务流程.

学院的每一笔采购交易的目标都是尽可能获得最佳价值. 最佳价值是通过评估许多因素(如价格)来确定的, 交付能力, 质量, 过去的表现, 培训, 金融稳定, 服务功能, 易于订购, 付款, 等.)，并选择一个供应商，提供这些因素的最佳组合.

书院致力以合约形式采购大部分货品及服务，并订明适当的条款及条件，以妥善保护院系, 大学, 和供应商. 当政策要求投标时, 这些审查应在公开和竞争的基础上进行，不得偏袒, 为系里和学院创造最大的价值. 有兴趣的供应商将得到公平和公正的考虑.

学院的采购政策旨在与公认会计准则(GAAP)一致。, OMB通告A-110, OMB通告A-21 (CAS -联邦成本会计准则), 和联邦收购条例(FAR). 学院院系将确保每笔交易被分类或定义为特定账户上的允许支出. 对于赞助项目，某些购买可能是不允许的.

应付账款, 是财务处财务总监办公室的一部分吗, 是所有集中支付活动的单一联系点吗. 他们将负责向供应商发送所有采购订单并处理采购订单的变更, 应部门要求.

权力与责任

如上所述, 学院维持一个采购环境，赋予各部门相当大的决策权. 这些活动包括:

• 决定他们需要哪些产品和服务来运行他们的程序
• 向与学院有合同和协议的首选供应商发起申请
• 适当处理个人购买少于25美元的物品,000，同时为超过25美元的购买创建申请,在执行合同或购买之前.
• 购买$50,000或以上:
  • 征求投标, 证实从单一来源采购或在适当时提供首选供应商的分析.

参与采购过程的员工对理解学院有关采购和供应商关系的政策和程序负有全部责任. 采购决策是代表学院做出的商业决策，因此应最大限度地考虑学院的最大利益.

如果一个部门使用管制物质, 他们必须持有美国禁毒署(DEA)颁发的所有适当许可证，.

采购过程中职责的分离提供了适当的控制. 随着购买的美元价值和复杂性的增加, 因此，要求学院承担购买义务的权力和责任水平也是如此. 部门内职责分工的例子如下:

• 请求者/最终用户(PI，实验室助理，部门助理，财务助理等.):
  • 确定他们需要什么
  • 确定优选供应商是否能满足需求
  • 研究供应商
  • 征求价格
  • 分析成本和评估其他重要因素.e.送货、客户服务等.)
  • 选择供应商
  • 与授权的请求者沟通需求
  • 跟踪文件和文书流程
  • 确保正确接收订购的货物或服务，并根据条款和条件完成合同
• 审批人(主管、业务经理、实验室经理、项目负责人等.):
  • 验证交易的合法商业目的
  • 确定优选供应商是否能满足需求
  • 批准请求
  • 确认有足够的资金可用
  • 确保遵守学校的政策和有关使用限制资金和购买管制或管制商品的适用法规
  • 与供应商协商并解决纠纷
  • 使用财务系统和相关的财务报表和报告监控和协调采购交易
• 系主任、院长、教务主管、行政部门负责人等.:
  • 审核和批准报销申请和其他特殊采购交易
  • 必要时批准申请
  • 监控预算
  • 确保遵守学校的政策和有关使用限制资金和购买管制或管制商品的适用法规.

道德

所有采购交易应遵循商业道德标准. 违反学院采购政策应报告系主任, 审计委员会, 及/或书院职员. 对违反商业道德标准者，将根据学院相关政策采取纪律处分, 直至并包括终止雇佣关系.

学院人员不得索取或接受任何供应商或潜在供应商的重要礼物. “重要礼物”的定义是任何物品, 服务, 忙, 款项, 学分, 或者其他人无法获得的折扣，这可能会影响购买决策. 出于礼貌，学院工作人员可以接受一些微不足道的东西，但不得征求他们的意见. 接受偶尔参加商务宴会的社交邀请, 娱乐, 在款待宾客时，应审慎判断邀请是否使或似乎使受礼者负有任何义务, 场合的适当性, 频率, 设施的选择. 有关礼物的价值或邀请的适当性的问题应提交给你的主管，以确保符合学院的利益冲突政策. 良好的商业惯例要求，如果员工的个人经济利益直接受到决策结果的影响，员工不应代表学院做出决策. 欲了解更多信息，请参考学院教职员工利益冲突政策.

合同协议

部门内的最终用户通常无权以学院的名义与外部各方签署任何合同或协议. 合同应送交财务业务主任审查是否符合皇冠体育采购政策. 然后，该文件将被转发给授权签署人. 目前授权签署合同的官员有:

• 总统
• 副总裁/财务主管
• 副总裁/机构发展
• 控制器/分类. 副总统
• 房地产和信托管理助理财务总监

在某些情况下，上述人员已将有限的签署权力下放给另一职位. 部门主席/主管可以执行每年5万美元以下的合同. 在财务办公室以外签署的任何合同的副本必须送到财务办公室存档. 最好是, 合同应该在工作日中创建，它会自动将合同发送到财务处.

采购订单申请单

采购申请是电子工作日创建的. 工作日说明在适当的工作援助位于 工作资源 应用程序在工作日的主页.

应使用采购申请单:

• 当供应商要求其延长信用时
• 使用亚马逊时, CDWG或Office Depot通过“连接到供应商网站”(Punchout)选项获得学院折扣
• 对于所有超过25,000美元的收购

当为采购订单(PO)创建申请时, 请务必输入足够的细节，并仔细键入. 如下一节所述，申请将通过审批业务流程. 当与供应商达成初步协议或需要向多个供应商发出投标时，应请求请求. 工作日 采购有一个名为“报价请求”的投标表格，这是首选的投标方法. 不要等到工作完成，收到发票. 如果您不确定确切的成本，则订单应注明“不超过”的金额。.

可以为一次性购买准备采购申请单, 比如文件柜, 或者在整个财政年度内多次购买, 如一般办公用品. 在某些情况下, 可以允许一个部门的支出超过其部门预算, 因为他们可能有一些有限的资金可以用于购买, 或者他们可能有几个部门的预算，其中一个预算有盈余. 这些都是在个人的基础上处理的 助理财务总监财务规划和分析 与应付帐务人员一起工作 助理财务总监 并与部门人员一起制定出合适的解决方案.

审批-发票/RFC/PO申请单/PCARD

一般:

• If the transaction is <=$25,000 the Cost Center Manager provides final approval
  • 如果是程序, 格兰特, 项目, 或礼品是在交易, 它将被发送给分配给该计划的个人, 格兰特, 项目或礼物
• If the transaction is >$25,然后将转到相应的助理副校长/副院长/执行主任
• If >$150,000 it moves to the appropriate 副总统/Dean and
• If >$500,000 it moves to the Treasurer
• 购买产品和服务3美元,500个或更多的使用联邦拨款的研究也需要得到资助研究办公室的批准.
• 任何旅费报销都需要主管签字. 注意: 旅行报销是一个使用请求检查(RFC)表单的手动过程, 其副本位于皇冠体育门户网站的财务选项卡.

采购订单申请单(除上述外)

• 超过25,000美元的采购需要订购单，以下情况除外:
  • 雇员报销
  • 专业服务(i).e.律师、工程师、建筑师)
  • 零用现金
  • 邮资
  • 奖品和酬金
  • 订阅
  • 会员及会费
  • 登记
  • Inter-college支付
• 联邦补助金采购至少需要两个投标，除非是单一来源 联邦奖励的统一管理要求、成本原则和审计要求 (或统一指导).
• 购买金额超过50美元,如涉及所有其他交易，则须符合下列其中一项规定:
  • 两个报价/估算选项
    • A 申请单报价/估价表 是需要填写的吗
    • 或在确定所选供应商时所进行的文件化分析.
  • 合同/首选供应商选项: 
    • 签署的合同/协议/报价或
    • A 首选供应商表格 由助理副总统签署. 每5年需要更新一次首选供应商分析.
    • 唯一来源选择:购买价格上没有竞争力的商品或服务, 规范, 使用, 或者工作范围. 该商品或服务是专有的，没有其他供应商有资格或愿意满足规定的要求. A 唯一来源证明表格 是需要填写的吗
  • 助理财务主任办公室核准最高$50,000的POs
  • 控制器批准$50,000及以上的POs

采购订单

一旦采购申请被批准, 将发出采购订单, 并向请求者发送通知. 系统提供一个采购订单号，当发票被应用于采购订单时，它将成为参考号.

您希望包含在采购订单中的所有信息都应包含在采购申请单中. 所有的采购订单都发给供应商. 供应商被指示将发票寄到财务办公室地址. 这样做是为了让我们收到折扣，如果可能的话，任何发票有条款i.e.如果在10天内付款，有2%的折扣

一个采购订单可以记入多个账户，只要这些账户对所产生的费用类型进行了适当的分类.

处理与采购订单一起订购的项目的发票

只有在收到货物或服务并向供应商付款之后，购买交易才算完成. 当发出采购订单时, 本部门有责任确保供应商在适当的期限内得到付款. 在采购前通过工作日发出采购订单, 为支付这些债务而适当设置和拨备资金. 产权负担不是合同，而是确保所需资金的可用性. 应付账款支付学院的发票，包括外部供应商采购的发票, 员工补偿, 以及支付给独立承包商的款项.

当财务办公室收到发票时, 发票的副本将被转发给请求者，以便使用Supplier invoice Workbench任务输入到工作日. 对于使用Punchout选项的请求, 发票直接加载到工作日中，不需要请求者输入发票. 如果订单可以关闭，请发送REQUEST TO CLOSE电子邮件至 特蕾莎Liwanag.

付款条件 & 处罚

每个供应商的发票应在发票生成后的一段时间内付款. 这通常以收到发票后的天数计算. 学院支付供应商发票的标准是在收到发票后三十(30)天内. 这被称为NET 30的付款条件.“学院必须及时支付其义务. 不遵守付款条款通常会导致:

• 信贷控制, 供应商在未偿债务未付清前拒绝履行后续订单.
• 不太有利的条件, 供应商收取滞纳金，甚至要求提前付款.
• 未来采购价格上涨.

即使争议只涉及学院的一个部门，供应商也可以对整个学院采取上述一项或多项措施. 应付帐款部门在健全的财务控制下，采取必要措施防止上述任何情况发生. 各部门必须确保采购在工作日得到正确的核算.

对于设备、酒店房间或餐厅用餐，学院不免除销售税.

支付过程

一旦任何差异被纠正，支票就会被打印出来. 一般来说，每周每天都有检查运行和检查支出. 这些支票被打印出来，并带有硬编码到系统中的自动签名. 财务处还为员工和供应商提供直接存款服务. 对直接存款进行单独的支付，并将文件传送到银行，以记入相应的银行账户.

寻找新的供应商

如果需要将供应商添加到工作日, 请求者必须在工作日内完成供应商请求. 这个过程由应付帐款管理, 谁将首先验证供应商是否已经存在于系统中，并可能检查其他几个来源(联邦“不使用”清单), 美国财政部, 等.)，然后决定是否添加供应商. 需要从供应商处获得签署的W-9表格.

额外的特别批准

限制大宗商品. 购买:购买某些商品, 比如任何放射性元素或大型设备, 可能需要特别的步骤和/或额外的批准 院长办公室 在它被收购之前.

系统访问

每个部门负责确定谁有权访问工作日以获取总账活动报告(预算与实际)。. 在收到访问会计系统的请求后, 财务运营总监负责设置适当的人员并保持访问权限.

执行/后果

员工必须被授权将学院的资源用于购买. 大学教职员工有责任遵守政策的所有部分. 不当使用采购权的例子包括:

• 为避免投标要求和审批，将一笔大采购分成两个或更多的小订单.
• 使用不适当的图表字符串或帐户代码.
• 利益冲突和/或不良道德行为.
• 不当, 误导, 或欺骗性地使用唯一来源证明或投标文件或任何相关信息. 部门, 以及个人, 如果没有按照政策和程序处理采购，会受到纪律处分吗. 这可能包括:
  • 取消个人或部门的委托采购权
  • 人力资源部可能会推荐员工进行纪律处分

环保意识

在适当情况下，采购决策应考虑环境影响. 皇冠体育学院鼓励各院系考虑使用比竞争产品对环境影响更小的产品和服务, 当它是一个好, 这样做的最佳价值决策. 一个好的, 基于全面的总拥有成本分析的最佳价值决策考虑了物品的初始成本以及以下因素:

• 能源效率. 购买能源之星(或, 如果没有能源之星评级, 高效节能设备). 能源之星是一个帮助企业和个人通过卓越的能源效率来保护环境的项目.
• 运输材料. 购买用可回收或可重复使用的容器装运的产品，并由回收材料制成(i.e.(纸板箱). 也要求散装包装时，多个项目订购交付在同一时间.
• 回收的内容. 购买由适合预期用途的回收材料制成的产品. 寻找高比例的后消费内容. “后消费者”是指已经达到其预期目的的材料，已被企业或消费者丢弃以进行处置或回收. 其他回收物包括工业后废物，这些废物是制造过程的副产品，通常不会在该过程中重复使用.
• 其他. 供应商和/或生产商的环境绩效也应考虑在内, 例如防止浪费, 减少废物, 污染防治, 清洁空气和水项目, 物料再利用, 尽量减少废料, 以及其他绿色工厂的倡议, 等.

通过拍卖购买物品

在一般情况下, 学院不鼓励使用网上拍卖和拍卖行定期购买商品和服务. 偶尔, 然而, 很难找到或专门的项目可能成为可购买通过拍卖过程. 对于这些情况，学院的指导方针概述如下:

• 确保拍卖行/网站提供保护，防止购买有缺陷或错误描述的商品. 所有拍卖购买, 部门应确保拍卖行/网站允许退款, 如果有必要的话, 在对收到的货物进行实物检查后.
• 本部门应记录并充分理解卖方或拍卖商提供的所有保证和其他保护.
• 所有拍卖采购所需的文件:
  • 所购买商品的描述
  • 解释为什么物品需要通过拍卖购买
  • 最终成本
  • 购买确认书复印件
  • 列出或市场价格从其他卖家的可比项目
  • 描述所有保证的文件
• 在网上拍卖网站购买物品，须使用学院P-卡付款，但下列情况除外:
  • 对于低于25,000美元的非网络采购，应在工作日中创建供应商发票
  • 满25美元,000或更多, 应发出申请单，申请单将导致采购订单的签发.